هناك حالات متكررة عندما يكون من الضروري ، بناءً على طلب منظمات الجهات الخارجية والموظفين الحاليين أو السابقين في المؤسسة والمواطنين الآخرين ، إعداد مقتطف من المستند الرئيسي المخصص للاستخدام الداخلي ويحتوي على معلومات ذات طبيعة سرية. هناك متطلبات خاصة لإعداد مثل هذه الوثائق.
تعليمات
الخطوة 1
خذ أصل المستند الأصلي وحدد الأجزاء المراد نسخها ونقلها إلى البيان. الاقتباس الدقيق هو المطلب الرئيسي لإعداد المقتطف. لا يوجد نموذج محدد لمثل هذه المستندات ، هنا اتبع القواعد العامة للعمل المكتبي التي تحكم تنفيذ وثائق الأعمال. الأهم من ذلك هو محتوى المقتطف ، والذي يجب أن يتكون من كتل من المعلومات الإلزامية.
الخطوة 2
بادئ ذي بدء ، ضع اسم المستند في أعلى منتصف الورقة باختصار الموضوع ، جوهر المستند. بعد ذلك ، حدد وانسخ جزء المستند الرئيسي ، الذي يحتوي على التفاصيل الأولية (اسم الشركة وتاريخ ومكان الحدث وعدد الحاضرين وما إلى ذلك. أكمل المقتطفات بوضع جزء من النص المتعلق بالسؤال المطروح مباشرة (عنصر من جدول أعمال الاجتماع ، وما إلى ذلك) ، مع الإشارة إلى رقمه التسلسلي وفقًا للحكم في الوثيقة الأصلية.
الخطوه 3
ابحث الآن وانسخ جزءًا من النص يصف مسار مناقشة هذه المسألة (إن وجد) والقرار المتخذ بشأنها. أدخل الاقتباس في البيان ، مع تذكر تضمين الترقيم من المستند الرئيسي هناك. ضع هنا الأسماء والأحرف الأولى من الأحرف الأولى ومناصب الأشخاص المسؤولين الذين وقعوا على الأصل.
الخطوة 4
تحقق من المستخرج النهائي من الأشخاص المصرح لهم بتنفيذ مثل هذه الإجراءات. غالبًا ما يكون سكرتير المنظمة أو ضابط شؤون الموظفين. هنا سيتم فحص المقتطف مقابل المستند الأصلي للمطابقة التامة. في الختام ، يجب أن يحتوي البيان على كلمة "صحيح" ، ويجب كتابة توقيع الشخص المسؤول (مع فك التشفير بين قوسين) ، ويجب الإشارة إلى منصبه وتاريخ ووقت التصديق على المستند.
