فاكس تم وضع علامة عليه على وجه السرعة - أعطه لرئيس العمل بشكل أسرع ، وسيتم تفكيك رسائل البريد الإلكتروني التي تملأ الصندوق ، ويجب "توزيع" كومة من الرسائل واثنين من الطرود التي أحضرها ساعي البريد على وجه السرعة عبر الأقسام ، والموظف كتب طلب إجازة. هنا لديك كل من الإعلانات والمستندات المحاسبية الهامة. عمل سكرتير صعب! يجدر فقدان "قطعة من الورق" ، حيث اتضح أن مصير المنظمة وحياتك المهنية يعتمدان عليها. لتتمكن دائمًا من العثور على هذا المستند أو ذاك ، يجب أن تكون قادرًا على تسجيل المراسلات بشكل صحيح.
ضروري
- سجل المراسلات الواردة ،
- سجل البريد الصادر ،
- أجهزة الكمبيوتر المحمولة بحجم 96 ورقة ،
- أشكال المنظمة ،
- المجلدات.
تعليمات
الخطوة 1
تحتاج إلى تسجيل جميع المراسلات الواردة والصادرة ، علاوة على ذلك ، في يوم الاستلام أو الإرسال. تخضع المراسلات بجميع أنواعها للتسجيل: المواد البريدية ، والبريد الإلكتروني ، والفاكسات ، التي يتم تسليمها شخصيًا إلى أيدي الرسالة. يجب طباعة رسائل البريد الإلكتروني المهمة (الواردة والصادرة) وتسجيلها بنفس طريقة تسجيل أنواع المراسلات الأخرى. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري تسجيل المراسلات الداخلية: المذكرات ومذكرات الخدمة والملاحظات التوضيحية والبيانات والشكاوى.
الخطوة 2
لتسجيل المراسلات ، احتفظ بسجلات تسجيل خاصة. اعتمادًا على حجم المراسلات لنوع معين ، يمكنك إنشاء دفاتر يومية عامة للمراسلات الواردة والصادرة ، أو أيضًا تقسيمها حسب النوع. على سبيل المثال ، أنشئ مجلة لتسجيل رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة. بغض النظر عن حجم المراسلات ، من الملائم إنشاء دفتر يومية منفصل لتسجيل الفاكسات الواردة والصادرة.
الخطوه 3
إذا لم يكن لديك مجلة خاصة لتسجيل المراسلات ، مطبوعة في المطبعة ، خذ دفترًا عاديًا وانشره. في سجل الرسائل الواردة ، حدد رقم الرسالة وتاريخ الاستلام ونوع المراسلات ، إذا كان لديك سجل مشترك لجميع أنواع الرسائل ، من الإلكترونية إلى الفاكس. في عمود منفصل ، صِف بإيجاز محتوى الرسالة. في العمود التالي ، اكتب قرار الرأس واسم الشخص الذي سلمت إليه الرسالة للتنفيذ. من الناحية العملية ، إذا تم التحكم في المشكلة من قبل شخص معين ، فإن العديد من الرسائل لا تصل إلى المدير ، ولكن يتم إرسالها على الفور إلى المؤدي ، لذلك يجب ألا تجعل هذا العمود كبيرًا. يُنصح بترك مكان للتوقيع تحت اسم عائلة فنان الأداء أو بجانبه ، مشيرًا إلى أنه قد استلم المستند. إذا كان الرئيس قد أصدر تعليماته إلى السكرتير للتحكم في "تنفيذ" المستند ، يتم وضع ملاحظة في عمود منفصل بالحبر الأحمر (الحرف "K" أو كلمة "control"). بعد الانتهاء من تنفيذ الأمر المتعلق بهذه الوثيقة ، ضع علامة على التنفيذ ، وكذلك نقل الحرف "إلى الحالة" (اذكر رقم القضية وتاريخ تشكيلها).
الخطوة 4
سجل المراسلات ضروري أيضًا لجميع الرسائل الصادرة. في سجل الرسائل الصادرة ، يوجد عدد أقل من الأعمدة في سجل المراسلات الواردة. بالإضافة إلى سجل الرسائل الواردة ، اجعل في سجل الحروف الصادرة عمودًا بالرقم التسلسلي للحرف ، وعمودًا بالتاريخ ، فقط للإرسال ، مع نوع المراسلات التي يتم إرسالها (إذا لزم الأمر) ، مع ملخص للرسالة ، واسم منشئ المستند (حرف) ، بالإضافة إلى العمود الذي يحتوي على رقم الحالة ، حيث تم حفظ نسخة من الرسالة.
الخطوة الخامسة
بطريقة خاصة ، يجب عليك تسجيل المراسلات التي ترسلها عن طريق البريد. يتم تسجيل الرسائل المرسلة عن طريق البريد على ترويسة المنظمة. من الأفضل عدم إرسال أكثر من 7-10 رسائل في المرة الواحدة.يدويًا أو على الكمبيوتر ، في النموذج ، اكتب تاريخ الإرسال ، أدناه ، لكل حرف تم إرساله بالبريد ، حدد الرقم التسلسلي للسجل ، واسم المنظمة ، وموقعها (يمكنك فقط تحديد المدينة أو منطقة). اترك بعض المساحة على اليمين. هنا ، بعد استلام شيك بالبريد ، تحتاج إلى إدخال الأرقام البريدية منه (عادة من 6 إلى 8 أرقام). أسفل اسم المنظمة لكل شحنة ، اكتب أرقام وتواريخ المستندات التي سيتم إرسالها ، أو التفاصيل الأخرى التي تسمح بالتعرف عليها. في مكتب البريد ، هذه القائمة مصدق عليها بالطابع البريدي. يمكنك حفظه في مجلد منفصل أو في المجلد حيث يتم تخزين الرسائل الصادرة.
الخطوة 6
مطلوب دفتر يومية منفصل لتسجيل كل نوع من أنواع المراسلات الداخلية. في كل مجلة ، حدد رقم المستند وتاريخه ولقب المنشئ وملخصًا وقرار الرئيس ولقب المنفذ وعلامة المراقبة ورقم القضية.
