شطب المستندات هي المرحلة الأخيرة في تكوين صندوق المكتبة. عند الإلغاء ، تُحرر الاشتراكات وغرف القراءة تخزينها من المنشورات التي تشغل مساحة ، ولكن لا يطالب بها القراء تمامًا. الوثيقة الرئيسية التي تحكم إجراءات سحب الكتب من المجموعة هي "تعليمات حول المحاسبة لصندوق المكتبة" ، تمت الموافقة عليها في عام 1998. على أساسها ، يمكنك تطوير خوارزمية خاصة بك لإجراءات موظفي المكتبة في عملية الشطب المؤلفات.
تعليمات
الخطوة 1
تشكيل لجنة لشطب المستندات من صندوق المكتبة. يجب أن تشمل مدير المكتبة (سيكون أيضًا رئيس اللجنة) ، ونائبه ، ورؤساء الاقتناء ، وتخزين الكتب ، والإعارة ، وغرفة القراءة ، وكبار أمناء المكتبات في هذه الأقسام. إذا كانت المكتبة متخصصة (جامعة ، مدرسة ، مؤسسة ، إلخ) ، تأكد من إشراك خبراء بارزين في مجال أنشطة المنظمة في عمل الهيئة. على سبيل المثال ، يجب أن تضم لجنة شطب الأدب من مكتبة الجامعة نواب العميد للعمل الأكاديمي والعلمي ، وكذلك رؤساء الأقسام الرئيسية.
الخطوة 2
تحضير المطبوعات للتخلص منها. في معظم المكتبات ، يتم اختيار الكتب التي سيتم سحبها من المجموعة بشكل مستمر. على مدار العام ، وضع الموظفون المنشورات القديمة التي لا يمكن استعادتها وإصلاحها ، والنسخ المكررة ، والكتب التي بها عيوب كبيرة ، وما إلى ذلك على رف منفصل. في سياق عمليات الفحص المنتظمة لأجزاء من صندوق المكتبة ، يتم الكشف عن المنشورات المفقودة ، والأدب غير الأساسي ، وكذلك الكتب والوثائق الأخرى التي لا يطلبها القراء والتي أصبحت قديمة في المحتوى.
الخطوه 3
تعريف أعضاء الهيئة بالمطبوعات المعدة للإلغاء. سيتم اتخاذ القرار النهائي من قبل الخبراء بعد تحليل شامل لكل عنصر وبند. يجب إيلاء اهتمام خاص لاستبعاد المؤلفات غير الأساسية والتي عفا عليها الزمن. يمكن أن يمثل ، على سبيل المثال ، مصلحة تاريخية أو وجهة نظر غير عادية لمشكلة علمية.
الخطوة 4
قسم الأدب إلى مجموعات حسب سبب الشطب. لكل مجموعة ، قم بإعداد بيان شطب من نسختين (للمحاسبة والمكتبة). في ذلك ، حدد تكوين الهيئة وعدد الكتب المشطوبة وتكلفتها الإجمالية وسبب استبعاد المؤلفات من الصندوق. يجب على جميع أعضاء اللجنة التوقيع على القانون. تأكد من إرفاق قائمة كاملة بالمنشورات التي تم إعدادها في شكل جدول يحتوي على الأعمدة التالية: - الرقم بالترتيب ؛ - رقم جرد المنشور ؛ - المؤلف ، العنوان ، سنة النشر ؛ - سعر واحد نسخة ؛ - عدد النسخ ؛ - التكلفة الإجمالية.
الخطوة الخامسة
قم بتدوين ملاحظات حول شطب الأدب في جميع أشكال المحاسبة: دفتر الجرد ، والكتاب الموجز ، وبطاقات التسجيل. إزالة بطاقات وأوصاف المطبوعات المسحوبة من الصندوق من الفهارس التقليدية والإلكترونية.
الخطوة 6
حدد مكان إرسال المنشورات التي تم إيقاف تشغيلها. هناك عدة خيارات: البيع للقراء (إذا تم تحديد هذه الإمكانية في اللوائح الخاصة بخدمات المكتبة المدفوعة) ، النقل المجاني إلى المكتبات ومراكز المعلومات الأخرى ، إعادة التدوير (نفايات الورق) ، التخلص. إذا كنت تخطط لبيع المطبوعات ، احصل على موافقة مسبقة من الإدارة وقم بإخطار قسم المحاسبة بالمنظمة.
الخطوة 7
تحرير مباني المكتبة من المطبوعات التي تم إيقاف تشغيلها وفقًا للقرار المتخذ. قم بإرسال المستندات إلى قسم المحاسبة واستلم تأكيدًا بإزالة هذا المؤلفات من رصيد المكتبة.
