تقع مسؤولية إدارة شؤون الموظفين على عاتق قسم الموارد البشرية بالمنظمة. يتم تكوين وصيانة الملف الشخصي للموظف بعد توقيع أمر تعيينه.
ضروري
- - وثائق الموظف المعين (جواز السفر ، الوثائق التعليمية) ؛
- - الوثائق التي يتم إعدادها عند التعيين وفي عملية النشاط العمالي للموظف ؛
- - صورة للموظف بقياس 3x4 سم ؛
- - مجلد الموثق.
تعليمات
الخطوة 1
قم بطباعة وإعطاء الموظف المعين ، نماذج الورقة الشخصية لسجلات الموظفين والسيرة الذاتية ، واطلب من الموظف ملئها يدويًا. دع الموظف يضع توقيعه وتاريخه على المستندات المكتملة. ألصق صورة للموظف على الصفحة الأولى من ورقة الموارد البشرية الشخصية.
الخطوة 2
خذ غلافًا عاديًا واطبع ورقة غلاف ملفك الشخصي وألصقها عليها. قم بعمل نسخ من جواز السفر (الصفحات مع الصورة ، التسجيل ، الحالة الاجتماعية) ، الوثائق التعليمية للموظف ، ضعها في ملف شخصي. إرفاق هناك أيضًا خصائص وتوصيات وسيرة ذاتية للموظف وطلب وظيفة. إذا احتفظت المنظمة بعقود العمل وأوامر الموظفين بشكل منفصل ، فقم بنسخها ووضعها في ملف شخصي.
الخطوه 3
قدم أيضًا في ملفك الشخصي نسخة من الوصف الوظيفي والوثائق الأخرى المتعلقة بتسجيل توظيف الموظف. لا تنس إرفاق سيرتك الذاتية وصحيفة السجل الشخصي (عادة ما توضع في بداية ملفك الشخصي). قم بترقيم جميع أوراق ملفك الشخصي ، بدءًا من نسخة من جواز سفرك ووثائق التعليم. عمل جرد داخلي للوثائق المخزنة في الملف الشخصي ووضعه في بداية الملف الشخصي.
الخطوة 4
استكمال الملف الشخصي للموظف في عملية عمله بنسخ من المستندات المختلفة الخاصة بالتدريب المتقدم (نسخ من الدبلومات ، والشهادات ، والشهادات ، وما إلى ذلك) ، والمستندات التي تؤكد الترجمات (البيانات ، والاتفاقيات الإضافية لعقد العمل ، والنسخ أو النسخ الثانية من أوامر ، وما إلى ذلك).) ، أوامر لفرض عقوبات أو حوافز وغيرها من الوثائق.
الخطوة الخامسة
أكمل ملفًا شخصيًا عند إقالة موظف من المنظمة مع مستندات الفصل: خطاب إقالة ، موافقة الأطراف ، نسخة أو نسخة ثانية من أمر الفصل ، ووثائق أخرى.
الخطوة 6
تجهيز الملف الشخصي للموظف المفصول لنقله إلى الأرشيف. للقيام بذلك ، قم بترتيب المستندات حسب التسلسل الزمني للتاريخ بالترتيب التالي:
- السجل الشخصي للأفراد والسيرة الذاتية ؛
- نسخة من جواز السفر والوثائق التعليمية ؛
- وثائق التوظيف ؛
- الوثائق التي يعدها قسم شؤون الموظفين أثناء تعيين الموظف ؛
- مستندات الفصل (استكمال ملف شخصي).
ترقيم أوراق الملف الشخصي وإعادة تسجيل جرده الداخلي وإرسال المستند إلى الأرشيف.
الخطوة 7
في عملية العمل المكتبي ، توجد مستندات الملف الشخصي بداخله في التسلسل الزمني العكسي ، أي في بداية القضية ، يتم نشر مستندات الفصل ؛ ورائها - وثائق بشأن عمليات نقل الموظفين ، وأوامر الحوافز والعقوبات ، وما إلى ذلك ؛ خلفهم - وثائق التوظيف ونسخ من وثائق التعليم ، إلخ.
