عندما يكون مطلوبًا إرسال مستندات رسمية إلى المرسل إليه: بيان ، مطالبة ، نسخة من بيان مطالبة وغيرها - المراسلات ليست مهمة فحسب ، ولكنها مهمة من الناحية القانونية. لكي يتم التسليم من وجهة نظر القانون ، من الضروري اتباع إجراء معين.
تعليمات
الخطوة 1
قم بإعداد المستند ليتم إرساله إلى المستلم من نسختين. يجب أن يبقى أحدهم معك.
الخطوة 2
إذا أمكن ، قم بتسليم المستند شخصيًا. تسليمها مباشرة إلى المستلم أو ممثله المفوض. يمكن توثيق صلاحيات الممثل من خلال توكيل رسمي أو متابعة من القانون. من الأسلم تسليم المراسلات الموجهة إلى شخص عادي مقابل إيصال. إذا قمت بنقل المستندات إلى كيان قانوني ، فقم بذلك من خلال السكرتارية أو المكتب. عندما يكون المستلم مسؤولاً ، يمكنك استخدام أي من هذين الخيارين.
الخطوه 3
في حالة التسليم الشخصي ، تأكد من أن نسختك تحتوي على إيصال من الشخص الذي استلم المراسلات. يجب على الشخص الذي تقدم له المستند أن يكتب كلمة "مستلم" واسم عائلته وأحرفه الأولى بالإضافة إلى التاريخ الحالي وبالطبع ترك توقيع. إذا كان موظفًا في المنظمة ، فيجب أيضًا الإشارة إلى منصبه.
الخطوة 4
عند الضرورة ، قم بإعادة توجيه المراسلات إلى المستلم من خلال ساعي أو وسيط ، مع عدم نسيان إرشادهم بشأن من وكيفية توصيلها.
الخطوة الخامسة
إذا لم تتمكن من تسليم المراسلات شخصيًا ، أو إذا رفض المستلم قبولها ، فاستخدم خدمات البريد. يجب إرسالها بالبريد المسجل مع إشعار وقائمة بالمرفقات. في بعض الحالات ، يكون هذا هو الخيار الوحيد الذي تعترف فيه المحكمة أو هيئة أخرى مفوضة بالخدمة على أنها صالحة. تأكيدًا لحقيقة أن المرسل إليه قد استلم الخطاب ، سيتم إعادة مستند إليك - إشعار بالبريد. جرد المرفق ضروري من أجل الحصول على دليل على الإرسال بالبريد وليس خطابًا فارغًا أو مستندًا غريبًا ، أي الذي يجب تقديمه.
الخطوة 6
بعد إرجاع الإشعار إليك ، قم بإرفاقه وقائمة المرفقات بالنسخة المتبقية من المستند. يخزن حتى تنتهي الحاجة.
