يضمن خطاب الضمان الوفاء بالالتزامات المنصوص عليها فيه. يتم كتابة خطاب الضمان إذا كانوا يريدون طمأنة المتلقي على الوفاء بأي التزامات في المستقبل. يجب أن يكون محتواه واضحًا وواضحًا.
انه ضروري
منظمة ، ورقة ذات رأسية أو كمبيوتر أو طابعة أو قلم
تعليمات
الخطوة 1
استخدم الأوراق الرسمية الخاصة بمؤسستك لكتابة خطاب الضمان الخاص بك. تحتوي الورقة الرسمية ذات الرأسية على شعار الشركة واسم الشركة والتفاصيل المصرفية وعنوان ورقم هاتف المنظمة ورقم التعريف الضريبي الخاص بها.
الخطوة 2
أدخل تفاصيل الرسالة. حدد الرقم الصادر وتاريخ الرسالة.
الخطوه 3
حدد مستلم الخطاب: اسم المنظمة والوظيفة واللقب والأحرف الأولى من المرسل إليه. عادة ما يتم كتابة خطاب ضمان باسم رئيس المنظمة. من الأفضل أن تسأل مستلم الخطاب مقدمًا عن اسم الموظف الذي تحتاجه لكتابة خطاب ضمان.
الخطوة 4
أدخل سطر الموضوع لبريدك الإلكتروني. ليس من الضروري كتابة نص "خطاب الضمان". يجب الإشارة إلى موضوع الرسالة في العنوان ، على سبيل المثال ، "حول سداد الديون".
الخطوة الخامسة
اكتب نص الرسالة مباشرة. حدد الالتزامات التي تتعهد شركتك بالوفاء بها وإلى أي مدى وبأي تاريخ. إذا كنت بحاجة إلى ذكر مستند في خطابات للتوضيح ، فاذكر رقمه بالكامل وتاريخ المستند. يجب أن يكون محتوى الرسالة واضحًا. تحقق مما إذا تم حفظ قواعد المراسلات التجارية. بالطبع ، يجب ألا يكون هناك أخطاء إملائية أو أخطاء في علامات الترقيم في المستند. يمكن للأخطاء الأسلوبية أيضًا أن تخلق انطباعًا غير مواتٍ عن شركتك.
الخطوة 6
ضع المعلومات الخاصة بالموقع في الجزء السفلي من الرسالة. أولاً ، في أسفل اليسار ، حدد الموضع ، في السطر أدناه - اسم الشركة ، وعلى اليمين ، اكتب اسم العائلة والأحرف الأولى من الموقع. اترك مكانًا لتوقيعك بين العنوان واسمك. يمكن لصق التوقيع بختم ، لكن هذا ليس ضروريًا ، حيث لا يجوز ختم الرسائل المكتوبة على ترويسة المنظمة. ضع في اعتبارك أنه إذا كان الشخص الذي وقع عليك يتصرف بناءً على توكيل رسمي ، فمن الأفضل إرفاق نسخة منه بالرسالة حتى لا يكون لدى المستلم أي أسئلة حول هذا الموضوع. وغني عن القول ، يجب على شركتك الوفاء بجميع الالتزامات المحددة في خطاب الضمان خلال الفترة المحددة وبالمبلغ المطلوب.
