المستندات منتهية الصلاحية المخزنة في الأرشيف قابلة للتدمير ، والتي يتم تنفيذها على عدة مراحل. أولاً ، يتم اختيار المستندات ، وإنشاء عمولة ، ووضع عمل ، ويتم إتلاف مباشر على آلات التقطيع.
ضروري
- - فعل التدمير ؛
- - فعل التدمير ؛
- - آلة تمزيق الورق (آلة تمزيق الورق).
تعليمات
الخطوة 1
تخضع جميع الوثائق الأرشيفية للمراجعة السنوية من أجل تحديدها للتدمير. وهذا يجعل من الممكن توفير مساحة في الوقت المناسب للمستندات الجديدة المستلمة من المؤسسات لتخزينها في الأرشيف.
الخطوة 2
حدد المستندات للتدمير. تم الاحتفاظ بمعظم الوثائق الأرشيفية لمدة 75 عامًا. يتم اختيار الوثائق من قبل موظفي الأرشيف.
الخطوه 3
بعد أن تنتهي من اختيار المستندات ، ارسم فعل تدمير. الفعل هو جرد كامل للوثائق المطلوب إتلافها. من الضروري الإشارة إلى الرقم التسلسلي لكل مستند ووصفه. قبل كل مستند ، حدد رقم المقالة أو المستند التنظيمي الذي تم على أساسه الشطب. استرشد بقائمة الوثائق النموذجية.
الخطوة 4
ضع في اعتبارك أن القائمة قد لا تحتوي على اسم جميع المستندات المراد شطبها ، لذلك يجب على أمين الأرشيف أن يقرر بشكل مستقل أي مادة أو شرط قياسي ينتمي إليه مستند معين.
الخطوة الخامسة
يجب وضع فعل التدمير وفقًا للملحق رقم 4 "بشأن القواعد الأساسية لتشغيل المحفوظات" لعام 2002. يجب توقيع المستند المكتمل من قبل جميع أعضاء اللجنة المنشأة وممثل مفوض لإدارة الأرشيف.
الخطوة 6
إرفاق فعل آخر بالعملية المنفذة ، والتي تشير إلى العدد الإجمالي للوثائق المراد إتلافها ، بالإضافة إلى وزنها الإجمالي. لا تنس أن الفعل الأول بدون الثاني يعتبر باطلاً. وإذا تم العثور على مثل هذا الانتهاك أثناء الفحص ، فقد يتم فرض غرامة إدارية على الممثل المسؤول لأرشيفك.
الخطوة 7
يمكنك أن تعهد بالتدمير المباشر إلى منظمة متخصصة تقدم خدمات جماعية من هذا النوع ولديها آلات تمزيق صناعية ، أو يمكنك تنفيذ التدمير بنفسك إذا كان لمنظمتك آلة تمزيق خاصة بها.
