يتضمن نشاط أي منظمة العمل مع المستندات. يفقد بعضهم أهميته بمرور الوقت ولا يتم استخدامهم في العمل. للتخلص من الأوراق غير الضرورية ، عادة ما يتم إتلافها. يجب أن يتم إتلاف المستندات بما يتفق بدقة مع القواعد الموضوعة في العمل المكتبي.
ضروري
- - فعل التدمير ؛
- - الوسائل التقنية لإتلاف الوثائق.
تعليمات
الخطوة 1
تحقق من إجراءات إتلاف المستندات. ينطبق على كل من المستندات الورقية وتلك المصنوعة في شكل إلكتروني. عادة ، يتم إتلاف المستندات التي فقدت قيمتها العملية ولها فترة تخزين منتهية الصلاحية. هذا ينطبق في المقام الأول على وثائق شؤون الموظفين والمحاسبة.
الخطوة 2
إجراء فحص لقيمة المستندات. يجب أن تكون نتيجة ذلك قانونًا بشأن تخصيص والتحضير لإتلاف تلك الأوراق التي لم تعد خاضعة للتخزين. يتم تحديد فترة الاحتفاظ بالمستندات من خلال التسمية الحالية لملفات مؤسستك. في بعض الحالات ، يتم تحديد المصطلحات وفقًا للقوانين الفيدرالية أو المراسيم الحكومية أو قوائم الإدارات أو قوائم المستندات القياسية.
الخطوه 3
ضع قانونًا لإتلاف المستندات ، واكتب اسم الوحدة الهيكلية أمام كل مجموعة من العناوين. أدخل حالات مماثلة في القانون تحت عنوان عام واحد ، مع الإشارة إلى العدد الإجمالي للحالات. يجب أن يوقع القانون من قبل موظف المنظمة الذي شارك في فحص قيمة المستندات. بعد ذلك ، تتم الموافقة على الفعل من قبل الرئيس.
الخطوة 4
حدد الحالات للتدمير باستخدام عرض الصفحة. سيسمح لك هذا بعدم تفويت المستند الضروري الذي تم إدخاله إلى الملف عن طريق الخطأ. إذا كانت أي مواد موجودة في موقع التخزين لفترة طويلة ، فيمكن تمريرها بشكل انتقائي لتحديد مدى ملاءمة المستندات.
الخطوة الخامسة
اختر طريقة إتلاف الوثائق المتضمنة في القانون. يمكن حرقها أو استخدامها لهذا الغرض تمزيق الورق. في بعض الأحيان ، يتم نقل المواد المراد إتلافها للتخلص منها إلى مؤسسة متخصصة ، ووضع الإجراء بشهادة قبول وفاتورة مقابلة. غالبًا ما يتم استخدام الطريقة الأخيرة عندما يكون حجم التوثيق كبيرًا. لضمان السرية ، عادة ما يتم نقل القضايا وإتلافها تحت إشراف موظف في المنظمة.
