لطالما أصبحت المجلدات والمصنفات المختلفة جزءًا ليس فقط من بيئة المكتب ولكن أيضًا في بيئة المنزل. في الواقع ، هذه طريقة ملائمة جدًا لتخزين وتوزيع المستندات حسب الموضوع. ولكن عندما يكون هناك عدد كبير جدًا من المجلدات ، فهناك مشكلة في توزيعها في مساحة العمل.
ضروري
- - المجلدات.
- - صواني الورق
- - ملصقات
- - مربعات؛
- - قلم جاف.
تعليمات
الخطوة 1
افهم محتويات المجلدات. يجب تنظيمها وفقًا لبعض المبادئ العامة لتسهيل العثور على مستند معين. على سبيل المثال ، يجب على الطلاب تعيين مجلد لكل موضوع. يمكن للشخص العامل القيام بالتوزيع حسب مجال النشاط ، بالإضافة إلى تخصيص مجلدين أو ثلاثة مجلدات للأوراق المهمة أو العاجلة بشكل خاص. بعد اختيار نظام التصنيف ، رتب جميع الأوراق حسب النظام ولصق الملصقات على المجلدات مع سجل لما يتم تخزينه فيها.
الخطوة 2
اكتشف أفضل طريقة لترتيب المجلدات الناتجة. إذا كانت كبيرة ومستقرة ، يمكنك ببساطة ترتيبها على الرف حسب الموضوع. من الأفضل تخزين المجلدات الرفيعة والمرنة أفقيًا. ومع ذلك ، فإن الأكوام الكبيرة غير ملائمة للاستخدام ، لذا رصها في أدراج الورق في كل مرة. عند القيام بذلك ، لاحظ أيضًا التصنيف الموضوعي لتسهيل البحث عن المعلومات.
الخطوه 3
إذا كنت بحاجة إلى مجلدات رفيعة للجلوس على الرف ، فاستخدم مقسمًا. يمكن أن يكون إما على شكل فاصل يفصل أحد أجزاء الرف عن الآخر ، أو في شكل درج مفتوح عمودي للأوراق. وبالتالي ، عندما تقوم بإزالة مجلد واحد من الرف ، فلن يبدأ الباقي في السقوط ولن تحدث فوضى.
الخطوة 4
بالنسبة لعدد كبير جدًا من المجلدات ، مثل تنظيم التخزين في أرشيف الشركة ، استخدم نظام تخزين في الرفوف. وبالتالي ، يتم تخزين الأوراق في مستودعات الدولة. في الوقت نفسه ، يتم تخزين المجلدات في صناديق خاصة مثبتة على الرفوف. خصوصية هذه الصناديق هي أنها لا تفتح من الأعلى بل من الجانب مما يسمح لك بالحصول على المجلد الذي تحتاجه. بدون إزالة الحاوية الثقيلة بالكامل من الرف. على نفس الغطاء الجانبي ، من المنطقي لصق ملصق بمعلومات حول المستندات الموجودة داخل قسم التخزين.
