عندما تقوم منظمة بتجميع الوثائق التي تتطلب تخزينًا قصير المدى أو طويل الأجل ، فمن الضروري تنظيمها وتدبيس المجلدات ذات الغلاف اللين أو الصلب. قد يكون لكل حالة محددة متطلباتها الخاصة لتصميم الأرشيف وتسلسل العمل ، حيث لا توجد معايير تشريعية صارمة في هذا المجال. ومع ذلك ، فإنه يحدد المبادئ الأساسية التي عادة ما يلتزم بها الكتبة المتمرسون.
ضروري
- - قلم رصاص أسود
- - المخرز الكتابي (أو جهاز UPD) ؛
- - المشبك
- - إبرة خياطة
- - سلك أو خيط نايلون ؛
- - مقص؛
- - ورقة بيضاء ؛
- - غراء القرطاسية
- - التغطية.
تعليمات
الخطوة 1
بعد فحص قيمة الوثائق ، قم بترقيمها بوضع رقم تسلسلي (بترتيب زمني) في الزاوية اليمنى العليا من كل ورقة بقلم رصاص أسود. ابدأ بالانعكاس الأول ؛ لا يلزم ترقيم قائمة عناوين المستندات الواردة والصفحة الأخيرة. تأكد من أن الأرقام لا تدخل في النص.
الخطوة 2
اصنع زوجين من الثقوب بخرز كتابي خاص في منتصف الهامش الأيسر لكل مستند. لمنع مجموعة الأوراق من الانهيار ، قم بتثبيتها في مشبك. كقاعدة عامة ، يضع الكتبة ثقوبًا في خط رأسي ، تاركين 3 سم على الأقل بين كل ثقب.إذا كان للورقة هامش ضيق ، يمكنك لصق شريط أبيض على الحافة.
الخطوه 3
استخدم آلة خاصة لوامض الوثائق (UPD) سيؤدي هذا إلى تقليل عملك بشكل كبير ، حيث يمكنك باستخدام هذا الجهاز اختراق مجموعة من المستندات بسمك 10 سم في كل مرة.اقرأ التعليمات بعناية واعمل بعناية - يصبح المثقاب ساخنًا جدًا.
الخطوة 4
ابدأ في خياطة المجلد باستخدام خيط بنكي خاص أو خيط نايلون قوي وإبرة خياطة. وميض الأرشيف مرتين للحصول على التزام آمن. اسحب "ذيول" الحبل الفضفاضة (حوالي 5-6 سم) من خلال الفتحة الوسطى على الجانب السيئ من "الكتاب" وقم بعمل عقدة قوية.
الخطوة الخامسة
قص دائرة (قطرها حوالي 4 سم) من ورق أبيض سميك وألصق العقدة بها. استخدم غراء القرطاسية العادي. احصل على الملصق بختم ، وألصق توقيع الشهادة والتاريخ تحته. إذا كان المجلد قد تم وضعه بالفعل بدون صفحة تأكيد ، فيجوز لصقه داخل الغلاف.
الخطوة 6
ضع المجلد ذو الأربطة في غلاف خاص أو اربط المستندات بجهاز. للأرشيف طويل الأجل ، يوصى باختيار غلاف صلب ، وفي حالات أخرى تكون "الملابس" من الورق المقوى أو من الورق المطلي السميك مناسبة أيضًا. على أي حال ، يجب أن يكون منتج طباعة للأعمال ، مصممًا وفقًا لأسلوب الشركة.
