على الرغم من الانتشار المتزايد لإدارة المستندات الإلكترونية ، والتواصل بين الشركات عبر البريد الإلكتروني ، فإن المراسلات التجارية لم تفقد أهميتها. تتم طباعة أكثر من 80٪ من خطابات الأعمال على الورق وإرسالها بالبريد أو عن طريق رحلة استكشافية داخل الأقسام. كيف تكتب رسالة بشكل صحيح بحيث تحقق هدفها ولا ترسلها المرسل إليه إلى سلة المهملات؟
تعليمات
الخطوة 1
عندما تبدأ في كتابة خطاب عمل ، خذ ورقة عمل ذات رأسية. كقاعدة عامة ، يتم تحديد تنسيقها في تعليمات العمل المكتبي ، مطبوعة على ورق A4. إذا كانت الطباعة ستتم على ورق ذي رأسية جاهز ، فاحرص على وجود مسافة بادئة كافية في الأعلى (لاستيعاب تفاصيل الشركة). اترك الهامش على اليسار - 30 مم ، على اليمين والأسفل - 20 مم (أصغر ، ولكن ليس أقل من 15 مم).
الخطوة 2
عند اختيار نموذج ، حدد موقع التفاصيل (الزاوي أو الطولي). إذا كانت رسالتك متعلقة بالإنتاج والأنشطة المالية ، وتحمل معلومات ، وعرضًا للتعاون ، موجهة إلى شخص عادي - فمن الأفضل استخدام الترتيب الزاوي للتفاصيل (في الزاوية اليسرى العلوية من الورقة).
تتم طباعة تفاصيل المرسل إليه في الجزء الأيسر العلوي من الرسالة. بالنسبة للكيان القانوني ، هذا هو اسم المنظمة (في الحالة الاسمية) ، وهو منصب الشخص المقصود بالرسالة (في الحالة الأصلية). على سبيل المثال ، JSC "PavlovskGranit" ، رئيس قسم المبيعات Ivanov I. I.
إذا تم إرسال الرسالة إلى الرأس ، فيمكن حذف اسم المؤسسة ، لأن تم تضمينه في عنوان الوظيفة (على سبيل المثال ، "مدير JSC PavlovskGranit" Sidorov EE).
الخطوه 3
خطاب التهنئة ، خطاب الدعوة سيبدو أفضل على ورق ذي رأسية مع ترتيب طولي للتفاصيل. في عنوان مثل هذه الرسالة ، يكون الحد الأدنى لعدد التفاصيل هو شعار النبالة أو الشعار ، واسم الشركة ، والاسم المختصر (فقط إذا كان مدرجًا في الميثاق أو أي مستند تنظيمي آخر) ، والتاريخ والرقم. يقع العنوان وأرقام الهواتف وعنوان البريد الإلكتروني للمؤسسة في التذييل. يُنصح بوضع محتوى مثل هذه الرسالة على ورقة واحدة.
الخطوة 4
ابدأ الآن في كتابة الرسالة نفسها. لا يلزم طباعة اسم المستند (Letter). اختر خطًا من اختيارك ، إذا لم يكن محددًا في تعليمات العمل المكتبي. الخط الأكثر استخدامًا هو Times New Roman ، الحجم 12-14.
الخطوة الخامسة
إذا كانت مخصصة لشخص معين ، فاتصل به مباشرة ("عزيزي نيكولاي إيفانوفيتش!") وفقط "أنت". إذا لم يكن كذلك ، انتقل مباشرة إلى النص. إذا كان الحرف قصيرًا ، فقم بتغيير تباعد الأسطر إلى 1 ، 5.
يجب أن يكون المحتوى واضحًا ويعبر بوضوح عما تريده من المرسل إليه.
الخطوة 6
في النهاية ، حدد موضع الرئيس الذي وقع الرسالة ، الاسم الكامل (ضع الأحرف الأولى أمام اللقب ، على سبيل المثال ، V. I. Petrov). فيما يلي الإحداثيات الخاصة بك كعنصر أداء - الاسم الأخير ، والاسم الأول ، واسم الأب ، ورقم الهاتف.
