أحد أشكال التعبير عن عدم رضاه عن البضائع المسلمة أو المنتجة ، الخدمات المقدمة هي مطالبة مكتوبة من المشتري. يمكنه إرسالها مباشرة إلى الشركة عن طريق البريد الإلكتروني ، أو تركها في "دفتر الشكاوى" أو كتابة شكوى على موقع إلكتروني خاص ، حيث يمكن لأي مشتر التحدث عن جودة المنتج أو الخدمة. يجب عليك أيضًا تقديم رد مكتوب على مثل هذا الادعاء.
تعليمات
الخطوة 1
تتضمن خدمة العملاء عالية الجودة مراقبة مستمرة للتعليقات واعتماد تدابير وإجراءات محددة لإزالة أوجه القصور التي تلفت انتباهك إليها في المطالبة. للإجابة عليها ، يجب أن تفهم أن العميل منزعج وغير سعيد ، لذلك يجب عليك اختيار العبارات بعناية وبعناية من أجل تخفيف الانطباع غير السار الذي تلقاه. ستساعدك الاستجابة المدروسة جيدًا والمُعدة جيدًا على استعادة عاطفة العميل ، وربما تجعلهم يظلون في صفوف عملائك.
الخطوة 2
يجب أن تكون نغمة الخطاب صحيحة ومهذبة للغاية. بالطبع ، إذا كنت تعرف الاسم الكامل للمشتري واسم العائلة ، فاستخدمه في التداول. اكتب دائمًا العناوين "أنت" و "أنت" و "أنت" بحرف كبير.
الخطوه 3
إذا كان الادعاء صحيحًا ، في الفقرة الأولى ، اعتذر ، وإذا أمكن ، حاول شرح سبب وقوع الحادث. اعتذر للعميل في الجملة الأولى ، ولكن إذا لم تكن متأكدًا تمامًا من أنه في هذه الحالة هو حقًا خطأ الشركة أو موظفيها ، فيمكنك بدء نص الرد على النحو التالي: "شكرًا لك على المعلومات التي أرسلتها إلينا … "أو" شكرًا لإبلاغنا في الوقت المناسب عن … ".
الخطوة 4
في إجابتك ، يجب عليك فقط مناقشة الحالة المحددة التي أصبحت سبب كتابة المطالبة. لا تشر إلى المراجعات الممتازة للشركة من العملاء الآخرين ؛ فهذا لن يؤدي إلا إلى إزعاجك. لا تستخدم التعارضات في النص: "أ" ، "ولكن" ، "في نفس الوقت" ، كملاذ أخير ، إذا لزم الأمر ، اكتب "مع ذلك …".
الخطوة الخامسة
لا تحاول تبرير نفسك بالإشارة إلى بعض صفات العميل نفسه - عدم انتباهه ونسيانه وقلة ذكاءه. لا تنس أن هؤلاء هم الأشخاص الذين يدفعون لك أموالهم ويمكن لمراجعة سلبية واحدة أن تحرمك على الأقل من عشرة عملاء محتملين آخرين.
الخطوة 6
اكتب عن الإجراءات التي ستتخذها للقضاء على الموقف ومنع تكراره. إذا تم العثور على متهمين محددين ، فقم بإدراجهم ووصف الإجراءات التأديبية التي تم اتخاذها.
