يعني مصطلح الخط الهاتفي اسمًا عامًا للمستندات التي يتم إرسالها شفهيًا عبر الهاتف. يتم استخدامه لنقل معلومات الخدمة ، كقاعدة عامة ، في حالات الطوارئ عندما يحتاج المرسل إليه إلى إخطاره بشيء ما على وجه السرعة ، وإرسال رسالة ، وإرسال دعوة.
ضروري
القرطاسية وأرقام هواتف المستلم ودفتر يوميات البريد الصادر والاتصالات الهاتفية
تعليمات
الخطوة 1
تحضير نص الرسالة الهاتفية. اذكر جوهر الرسالة باختصار ، فالطول الموصى به للنص لا يزيد عن 50 كلمة. إذا كانت الرسالة الهاتفية تحتوي على مؤشر لحدث يجب أن يقع في المستقبل: اجتماع ، اجتماع ، رسم فعل ، وما إلى ذلك ، فتأكد من أنك تشير إلى المكان والوقت المحددين للحدث.
يجب أن يصاغ النص بطريقة تستبعد إمكانية التفسير المزدوج.
الخطوة 2
ارسم رسالة هاتفية على الورق وفقًا لقواعد كتابة خطاب من الرأس. وبالتالي ، يجب تعيين المتطلبات إلى المستند الذي يحتوي على النص: رقم فريد وتاريخ التجميع. يتم توقيع الرسالة الهاتفية من قبل الشخص الذي سيتم إرسالها نيابة عنه.
الخطوه 3
حدد مستلم الرسالة الهاتفية. إذا كان هناك عدة مستلمين ، فقم بعمل قائمة بالمستلمين بالإضافة إلى نص الرسالة. يتم وضع هذه القائمة على ورقة منفصلة ، وتحتوي على أسماء المنظمات التي يجب إرسال الرسالة الهاتفية وأرقام الهواتف المقابلة لها.
الخطوة 4
قم بتسجيل الرسالة الهاتفية في سجل المراسلات الصادرة. إذا كانت الرسالة الهاتفية نادرة الحدوث في سير عملك ، فاستخدم دفتر يوميات عام للتسجيل. إذا كنت تلجأ بانتظام إلى طريقة نقل المعلومات هذه ، فابدأ بدفتر يوميات منفصل للرسائل الهاتفية ، بحيث يكون التنقل أكثر ملاءمة لك.
الخطوة الخامسة
اتصل بالمرسل إليه واطلب تلقي رسالة هاتفية. اكتشف وسجل المنصب واللقب والاسم والأولوية للشخص الذي يتلقى الرسالة الهاتفية.
الخطوة 6
أخبر المشترك:
- المنصب واللقب والاسم وأسم عائلة الشخص الذي يتم إرسال الرسالة الهاتفية نيابة عنه ؛
- منصبك ، ولقبك ، واسمك ، ولقبك ، ورقم هاتفك.
إملاء نص الرسالة الهاتفية. بعد إرسال النص ، اطلب من المشترك إعادة قراءة الرسالة الهاتفية للتحقق من صحة تسجيلها.
الخطوة 7
اكتشف من المشترك رقم التسجيل الوارد للرسالة الهاتفية ، قم بتدوينها.
