يعرف الأمناء ذوو الخبرة أن المراسلات التجارية تتكون من ثلثي الاستفسارات والردود عليها. الغرض الرئيسي من السؤال المكتوب هو الحصول على أي معلومات من المرسل إليه. يتوقع كاتب الرسالة الحصول على أكمل إجابة ممكنة ، والتي سيتم توفيرها له في غضون الفترة الزمنية التي يحددها القانون أو المشار إليها في الطلب. لا توجد قواعد صارمة لمعالجة الأسئلة المكتوبة. ومع ذلك ، هناك العديد من المتطلبات العامة للمراسلات التجارية التي يجب اتباعها عند إعدادها.
ضروري
- - شكل الشركة ؛
- - ورق A4
- - قلم جاف؛
- - الحاسوب؛
- - طابعة.
تعليمات
الخطوة 1
اطبع رسالة استفهام على ورق المؤسسة إذا كنت تتقدم بطلب نيابة عن فريق ولسبب رسمي لمنظمة أخرى أو إلى فرد. يجب على المواطن الذي يرسل طلبًا إلى أي مؤسسة كتابته بشكل مقروء أو طباعته على ورقة A4.
الخطوة 2
أشر في الزاوية اليمنى العلوية للرسالة إلى معلومات حول المرسل إليه: الاسم الكامل لمنصبه ، ولقبه وأحرفه الأولى ، والعنوان البريدي للمنظمة (إذا لزم الأمر). توجد معلومات حول الشركة المرسلة على الجانب الأيسر من النموذج. في سطر خاص ، يجب على الموظف كتابة رقم وتاريخ المستند الصادر. إذا تقدمت بطلب نيابة عنك ، فقم بإدراج بياناتك الخاصة أدناه: اسم العائلة ، الاسم الأول ، اسم الأب (بدون اختصار) ، عنوان المنزل ، رقم هاتف جهة الاتصال. على سبيل المثال: "To the Director of LLC" Early Morning "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich ، المقيم في العنوان: Nsk، Pervaya st.، 15، apt. 15 ، رقم الهاتف 00-00-00 ".
الخطوه 3
اكتب عنوانا لبريدك الإلكتروني. يجب أن يعكس باختصار جوهر الاستئناف المكتوب ، على سبيل المثال: "على الحد الأدنى لحجم اللوت لبذور الأقحوان وسعر الجملة لها". على الورق ذي الرأسية ، ضع هذه الدعائم على اليسار. عند التحدث نيابة عن شخص ما ، يمكنك ببساطة الإشارة إلى تنسيق الرسالة عن طريق كتابة في منتصف السطر عبارة "خطاب سؤال" أو "طلب مكتوب" أو "خطاب طلب".
الخطوة 4
انتقل إلى بيان الطلب نفسه. سيكون هذا هو الجسم الرئيسي لرسالتك. في الجملتين الأولى والثانية ، اشرح السبب والغرض الذي تريد من أجله تلقي هذه المعلومات أو تلك. على سبيل المثال: "في مايو ، يخطط أعضاء شراكة الحدائق" Sad "لإجراء عملية شراء بالجملة لبذور الأقحوان. بعد فحص الكتيب الإعلاني لشركتك ، قررنا استخدام الخدمات المقدمة. وفي هذا الصدد ، يرجى إرسال المعلومات التالية إلى العنوان أدناه ".
الخطوة الخامسة
قم بصياغة كل سؤال. حاول أن تكون دقيقًا ومختصرًا. لا تجعل الجمل طويلة جدًا ، بما في ذلك 2-3 أسئلة في كل مرة. تأكد من وضع علامة استفهام في النهاية - سيؤدي ذلك إلى إبراز الموضوع الرئيسي بشكل مرئي. إذا كانت هناك عدة أسئلة ، فاملأها بقائمة مرقمة. على سبيل المثال: "1. ما هو الحد الأدنى لحجم دفعة البذور؟ ما هو سعر كيس واحد من البذور بالجملة والتجزئة؟ 3. كم من الوقت سيستغرق تسليم الدُفعة المشتراة؟ 4. ما هي المستندات التي يجب تقديمها لإبرام اتفاقية التوريد بين شركتك وشراكة البستنة؟"
الخطوة 6
أنهِ الخطاب بملاحظة شكر. يمكنك أيضًا الإشارة بلباقة إلى الإطار الزمني المطلوب لتلقي الرد ، على سبيل المثال: "شكرًا لك مقدمًا على ردك. نأمل أن تصل قائمة الأسعار في غضون أسبوع ". في السطر الأخير ، قم بالتوقيع (نيابة عن المنظمة ، يتم توقيع الرئيس) والتاريخ.
