لا يعتبر شركاء العمل دائمًا اجتماعات العمل إلزامية ، لأن هناك العديد من الأشياء التي يجب القيام بها. لضمان حضور جميع الأشخاص المناسبين ، يجب كتابة خطاب الاجتماع بطريقة مقنعة. بهذه الطريقة يمكنك التأثير على سلوك وخطط الآخرين.
تعليمات
الخطوة 1
قم بإخطار مستلم الخطاب بأنك قد قرأت طلبه. هذه التقنية مناسبة للاستخدام إذا كان المرسل إليه ينتظر نوعًا من رد الفعل ، ومن الملائم حل سؤاله في اجتماع شخصي. اغتنم هذه الفرصة واتصل بالشخص وأخبره أنه أرسل خطابًا به تفسيرات. في هذه الحالة ، يمكنك التأكد من قراءة الرسالة بعناية.
الخطوة 2
عبر عن فهمك للمشكلات التي يجب حلها. صِف في بضع جمل أنك تشارك برأيك حول ملاءمة وتوقيت الأسئلة المطروحة.
الخطوه 3
ضع قائمة بمزايا التواجد في اجتماع قادم. ابحث عن خمسة أسباب على الأقل وراء رغبة الشخص في تخصيص وقت للحدث. يجب أن تصاغ هذه الأسباب من وجهة نظر الطرف الآخر. على سبيل المثال ، سيأتي أحد المتخصصين لتقديم المشورة على وجه التحديد بشأن جميع القضايا ، ولكن لن تكون هناك فرصة أخرى لمقابلته في المستقبل القريب. رتب الأسباب تنازليًا حسب الأهمية.
الخطوة 4
أخبرنا عن الحجج الإضافية لصالح الاقتراح. يمكنك الآن توضيح الأسباب التي ليست مهمة جدًا بالنسبة للمرسل إليه ، ولكنها ستؤثر على سلوكه. على سبيل المثال ، تتم دعوة مدير قسم لحضور اجتماع ، والذي سوف ينتبه بالتأكيد إذا تغيب شخص ما. حتى لا تفسد سمعتك ، من الأفضل عدم تفويت الحدث.
الخطوة الخامسة
حدد طريقة بسيطة وسهلة الوصول للتغذية الراجعة. قد يكون لدى المرسل إليه أسئلة أو اقتراحات أو توضيحات. امنحه الفرصة للتواصل على الفور مع الشخص المسؤول ، وليس البحث عن معلومات الاتصال.
