تتطلب بعض مجالات النشاط تنظيم السلع والمنتجات والوثائق. يمكن استخدام ملف البطاقة ليس فقط في الإنتاج. على سبيل المثال ، سيكون مفيدًا لشخص يجمع الطوابع أو العملات المعدنية ، أو بائع الزهور. بشكل عام ، حيثما احتجت إلى العثور بسرعة على العنصر المناسب من بين مجموعة كبيرة من بعض الكائنات.
تعليمات
الخطوة 1
يجب أن تكون المعلومات الواردة في الملف سهلة الوصول ، بغض النظر عن حجم تخزين البيانات. لذلك ، قسّم الحجم بالكامل إلى كتل ، على سبيل المثال ، أبجديًا أو حسب التاريخ. سيساعدك هذا في العثور على المعلومات التي تحتاجها (البطاقة) في وقت قصير.
الخطوة 2
يجب أن تكون جميع الإدخالات في الملف نظيفة. على سبيل المثال ، إذا كانت الأسماء مكتوبة بخط اليد ، فيجب أن تكون مفهومة ، بدون بقع ، لأن هذا سيجعل من الصعب العثور على المعلومات التي تحتاجها.
الخطوه 3
يجب تخزين الملف في مكان مخصص ، على سبيل المثال ، في رف. يجب أن تتطابق الصناديق مع حجم البطاقات. تأكد من عمل جرد للمحتوى ، حتى لا تضطر إلى تصفح البيانات غير الضرورية باستمرار. عندما يتم تجديد البيانات ، أدخل المعلومات في الجرد.
الخطوة 4
يجب أن تكون علامات البحث الموجودة في عناصر فهرس البطاقة (البطاقات ، الملفات ، إلخ) منظمة بشكل صارم. على سبيل المثال ، إذا كان هذا فهرس بطاقة للزهور ، فيجب عرض علامات البحث ("المفاتيح") في جميع العناصر بنفس الطريقة. للقيام بذلك ، قم بإنشاء "هيكل عظمي" لعنصر البحث.
الخطوة الخامسة
لنفترض أنك تريد إنشاء فهرس بطاقات للزهور. تتميز جميعها بخصائص مختلفة ، لكنها تتكون من عدد من العناصر المتماثلة: الإزهار ، والساق ، والأوراق ، والجذر ، إلخ. وفقًا لذلك ، يجب احتواء كل هذه العناصر في "الهيكل العظمي". على سبيل المثال ، الاسم هو "عباد الشمس" ، وشكل الإزهار "دائري" ، واللون "أصفر" ، إلخ.
الخطوة 6
أي مجموعة من البيانات يجب أن تكون مصحوبة بـ "قائمة معايير البحث". في أرشيف مكون من بطاقات عادية ، يمكن أن يكون مستندًا نصيًا ؛ لنموذج أرشيف افتراضي - قائمة منسدلة سيختار منها المستخدم الإشارة التي يحتاجها. إذا كنت تحتفظ بخزانة ملفات إلكترونية ، فتأكد من إنشاء قرص قابل للإزالة ، لأن القرص الصلب يمكن أن يحترق في أي وقت.
